שיפוץ מלא של המשרד יכול להיות מסע מתסכל שבו יודעים איך מתחילים אבל לא תמיד גם איך מסיימים. לא רק העלויות, שעלולות לברוח מגבולות התקציב ידרשו פתאום את תשומת ליבנו, גם העובדים שיעברו תקופה לא קלה, והלקוחות שיסבלו משירות לקוי, יזדקקו להתנצלותנו הכנה על אי הנוחות שנגרמה להם, בלשון המעטה.

כדי לעבור את משימת שיפוץ המשרד בשלום, הנה כמה טעויות שיפוץ נפוצות, שכדאי מאוד להימנע מהן, ונתחיל בניצול השירות שמציעות לנו חברות לאחסון משרדים:

לא להציל את הריהוט והציוד מאבק הבניה

דבר אחד אפשר רגע לפני שהשיפוץ מתחיל, זה להציל את הריהוט והציוד הקיים, הדברים שאפשר לוותר עליהם בתקופת השיפוץ. איך? 

פשוט, למצוא חברה המציעה שירותי אחסון ולשלוח את התכולה ל״חופשה״ באתר המציע רמה גבוהה של מחסנים להשכרה (עם בקרת אקלים, הגנה מפני ונדליזם, מכרסמים ועוד), שישמור ויגן עליהם עד שהשיפוץ יסתיים.

לא לערוך לוח זמנים מציאותי והדוק

כול עסק חייב לערוך לוח זמנים מציאותי והדוק לתהליך השיפוץ, שימזער, אם לא יבטל לחלוטין, את זמן השבתת העבודה במשרד. כל שעה נוספת שבה העסק יישאר סגור, או כל רגע שבו צוות העובדים לא יוכל להשתמש בכול חלל המשרד, יעמיס על העלויות של פרויקט השיפוץ שלכם. שום תועלת לא תצמח לכם מהוצאה בלתי צפויה זו. 

לא לתכנן קדימה

עסקים רבים מקבלים החלטות לגבי שיפוץ המשרד שלהם, על בסיס צרכים עכשוויים. ויש בכך הגיון כלשהו. יחד עם זאת, עסקים כאלה עשויים להתמקד בהתמודדות עם ׳רשימת השיפוצים׳ שלהם, עד כדי הזנחת המבט קדימה, כדי לצפות מראש שינויים וצמיחה עתידית. מן הסתם, לא יעבור זמן רב, ויידרש שיפוץ חדש שיתאים את המשרד לצרכים העסקיים החדשים.

לא לנצל את מה שנקרא: ׳הנדסת ערך׳

הנדסת ערך (value engineering) היא שיטה לשיפור ׳ערך׳ החומרים, המוצרים והשירותים. מדובר בבחינת העלויות של החומרים והמרכיבים שישמשו לצרכי שיפוץ המשרד, הן מבחינת התפקוד והן מבחינת המחיר שלהם, כדי להפחית את עלויות הבניה.

הנדסת ערך היא למעשה שיטה מוכחת לזיהוי אפשרויות להפחתת עלויות החומרים, שאם ישתמשו ויישמו אותן נכון, זה יתורגם לחיסכון משמעותי בעלויות. עסקים רבים שאין להם מושג כלשהו לגבי הנדסת ערך ולא מודעים לכך שקיימת אפשרות שכזו, לא יוכלו לנצל שיטה זו לטובתם. לפעמים, גם הקבלן המבצע את השיפוץ לא מכיר את השיטה או משום מה לא מציע אותה ללקוחות שלו.

לא לערב את העובדים

בעלי עסקים רבים מתעלמים מהעובדה ששיפוץ המשרד הוא הזדמנות אידיאלית לגרום למעורבות עובדים, להלהיב אותם ולעורר בהם השראה לגבי השינויים הבאים על המשרד לטובה.

מטבע הדברים לא ניתן ליישם בפועל את כל הצעות העובדים בעת השיפוץ (למרבה הצער, יתכן שבאמת אין מקום לשולחן פינג פונג בחלל המשרד!). יחד עם זאת, הצעות רבות של העובדים כן ניתנות ליישום, כולל הצעות הנוגעות לצבעים, לחומרים ולעיצובים. 

אם כי פה חשוב לקחת בחשבון גם את כוחו של המיתוג. כדי ליצור זהות מותג עוצמתי, חשוב שסגנון המיתוג יבוא לביטוי גם בעיצוב המשרד.

לא לשכור אנשי מקצוע בעלי מוניטין מוכח

הטעות הגדולה ביותר שבעלי עסקים מבצעים כשהם עומדים לשפץ את המשרד, היא להעסיק אנשי מקצוע ללא מוניטין מוכח. נדגיש את המושג ׳מוכח׳, כי כל קבלני השיפוץ יטענו שהם מקצועיים, כולל כאלה שלעולם לא יתקבלו לעבודת שיפוץ יוקרתית.

לא כל קבלני השיפוץ יכולים לטעון בכנות שיש להם מוניטין מוכח ולגבות את הטענה בראיות (למשל, המלצות, תיאורי מקרה, הפניות, תמונות באתר וכו׳).

העלויות וההשלכות של העסקת אנשי מקצוע חובבים ללא ניסיון מוכח, עלולות להיות לא פחות מקטסטרופליות. 

יש לא מעט קבלנים רציניים ואחראיים שיכולים להעיד על קריאות ״הצילו״ שקיבלו כשמשרד נתקע עם קבלן שיפוצים שהבטיח הבטחות אדירות והביצועים התגלו כמעוררי חלחלה, עד כדי כך שצריך היה להזעיק קבלן אחר שיסיים את העבודה הקלוקלת.

לשכור את הקבלן הזול ביותר

זווית אחרת של הטעות הקודמת, היא לקבל את הצעת המחיר הנמוכה ביותר, ללא בדיקה מעמיקה. קחו בחשבון שהצעת המחיר הנמוכה ביותר אף פעם לא נחשבת כשווה לאיכות העבודה הטובה ביותר. כלומר, קיבלתם המלצות מ-3 קבלנים? אל תמהרו לבחור בהצעה הזולה ביותר, היא לא תמיד תשתלם לכם בשורה התחתונה.