לא מעט ישראלים מבלים מדי שנה בנסיעות עסקים בחו"ל. בין אם מדובר בשכירים שיוצאים מטעם מקום העבודה שלהם לנסיעות עסקים שונות ובין אם מדובר באנשי עסקים, עצמאים שיוצאים לחו"ל לצורך פגישות, כנסים, ועידות וכדומה.
נסיעות עסקים הם תמיד דבר מעניין. לא מדובר בנסיעות רגילות, שכן הן משלבות בתוכן עבודה ולעיתים משך זמן העבודה הוא מאוד ארוך וממושך, אך מצד שני, בין הפגישות, בין הישיבות, אפשר למצוא זמן בשביל לבלות, ליהנות קצת, להכיר את המקום, כאילו מדובר בנופש ולא בנסיעת עסקים סטנדרטית.
על מנת שהנסיעה תעבור בשלום, צריך להיערך אליה, צריך לדעת איך לצאת אליה בצורה מסודרת ונכונה. לשם כך, צריך לתכנן אותה נכון הרבה לפני שעולים למטוס או מגיעים למלון ביעד אליו נוסעים. למשל, התכנון צריך להתחיל בבית ברגע בו אנחנו מתבשרים או מחליטים שעלינו לצאת לנסיעת עסקים. כמובן, ככל שיש לנו יותר זמן וככל שנעשה את כל הסידורים מוקדם יותר, אז נוכל לעשות את זה בראש שקט ובצורה נכונה.
לפני שאנחנו נציג כמה נקודות מהותיות בתכנון הנסיעה, נקודות שאנחנו צריכים לזכור כשאנחנו יוצאים לנסיעת עסקים, חשוב להדגיש, היחס שלנו לנסיעה צריך להיות דומה ליחס של נסיעה לטיול בחו"ל, משפחתי, זוגי או כל טיול אחר ואפילו מעבר לכך. מאחר ויש לנסיעה משמעות כלכלית, אנחנו צריכים לקחת את זה בחשבון ואסור לנו לפקשש בשום נקודה. זה נכון לגבי דרכון, זה נכון ביטוח נסיעות, ארגון מלון, טיסות וכדומה. כל דבר קטן שנעשה לא טוב, עלול לפגוע בנסיעה וכמובן עלול לגרום לנזק כלכלי מסוים, מעבר לעלות הנקודתית של הבעיה.
מה אנחנו צריכים לעשות לפני שאנחנו יוצאים לנסיעת עסקים
דבר ראשון, אנחנו צריכים לוודא שהדרכון שלנו בתוקף. בלי זה לא נוכל לעשות שום דבר. אנחנו צריכים לבדוק שהוא בתוקף וכן אם אנחנו צריכים לארגן ויזה ליעד אליו אנחנו נוסעים, רצוי שנעשה זאת כמה שיותר מוקדם. הדבר יכול להתבצע על ידנו, הוא יכול להתבצע על ידי סוכנות הנסיעות דרכה אנחנו מזמינים את המלון ואת הטיסות וכן דרך סוכנויות שונות שעוזרות בנושא.
דבר שני, אנחנו צריכים להזמין מלון וטיסות. בשני המקרים, רצוי לעשות את זה כמה שיותר מהר, שלא ניתקע בלי, ורצוי שנעשה את זה בתנאים טובים. למשל, לא לחפש מלון פשוט מדי, אלא מלון איכותי, גם כזה שיוכל לייצר תחושה שאנחנו אנשי עסקים רציניים וגם כזה שיוכל לספק לנו את כל התנאים הנדרשים עבור נסיעת עסקים. אנחנו יכולים לחפש מלון בעצמנו דרך אתרים שונים וכן אנחנו יכולים לעשות את זה דרך סוכנויות נסיעות שימצאו עבורנו את המלון הטוב ביותר עבורנו.
דבר שלישי, אנחנו צריכים לדאוג לפוליסת ביטוח נסיעות. אסור לנו להסתמך על כך שהנסיעה היא קצרה וכן על כך שאנחנו לא מתכוונים לעשות שם ספורט אקסטרים או טארקים. בכל נסיעה לחו"ל אנחנו צריכים לעשות ביטוח נסיעות, כנ"ל אם מדובר בנסיעה עסקית אפילו אם היא נמשכת לילה אחד.
בהקשר של ביטוח נסיעות, רצוי מאוד להרחיב את הביטוח ולא לעשות את הביטוח הבסיסי, כך אנחנו נוכל לשמור על עצמנו מפני מצבים מסוימים, לא צפויים.
דבר רביעי, כסף וכרטיסי אשראי. אנחנו צריכים להכין לעצמנו מספיק כסף בשביל שנוכל לבצע קניות שונות במקום אליו אנחנו נוסעים, בין אם מדובר בהוצאות יומיומיות ובין אם מדובר במתנות לבני משפחה וחברים או דברים לא צפויים. כמו כן, אנחנו צריכים לוודא שכרטיסי האשראי שלנו בתוקף וכמובן שעלינו לוודא שאנחנו יכולים להשתמש בהם בחו"ל.
דבר חמישי, אנחנו צריכים לדאוג לתחבורה. כאן אנחנו יכולים לבחור בין אופציה של תחבורה ציבורית, במידה ויש אפשרות נוחה לכך לבין אופציה של השכרת רכב משדה התעופה או מבית המלון.
דבר שישי שאנחנו צריכים לדאוג לו, מה לעשות בזמן הפנוי שלנו. אנחנו יכולים לבחון את האופציה ללכת למוזיאונים, הצגות, סרטים, אירועי ספורט או פשוט לחפש אתרים מעניינים וקרובים שאנחנו יכולים לבלות בהם. רצוי שנעשה גם רשימה של מסעדות טובות בהם מומלץ לאכול, כך שתמיד יהיה לנו איפה לשבת בצהריים או בערב.
