מעבר משרד משלב שלל משימות וככל שהמשרד גדול יותר וככל שיש יותר עובדים, כך הופך התהליך לממושך ומורכב יותר.
לפניכם המדריך שיעשה לכם סדר ויסביר באופן ברור כיצד מומלץ לעבור משרד באופן יעיל, מהיר וזול תוך פגיעה מינימלית בשגרת העסקים שלכם. לא משנה אם יש לכם משרד קטן או ענק, באמצעות ניהול נכון של התהליך והיערכות מוקדמת, תוכלו לעבור למשרד החדש שלכם בהצלחה.
השלבים במעבר משרד
הדרך הטובה ביותר לנהל תהליך לוגיסטי כמו מעבר משרד הוא לחלק אותו לשלבים שיבוצעו לאורך זמן. כדי לנהל את התהליך בהצלחה עלינו להיערך אליו בשלב מוקדם ככל שניתן ולחלק את המשאבים שעומדים לרשותנו באופן חכם.
שימו לב שכל מעבר מורכב ממספר חלקים שצריכים לקבל את מלוא תשומת הלב. הצלחה בכל שלב תבטיח מעבר מוצלח ואילו ביצוע לא תקין של אחד השלבים יכול להטיל צל על המעבר כולו.
מינוי צוות מוביל
אם מדובר במשרד קטן של עובד או שניים, התהליך יהיה דומה יותר למעבר דירה אך אם מדובר במשרד עם מספר עובדים גבוה יותר, האתגר גדל אך איתו גם ההזדמנויות מאחר שלרשותכם עומד כוח עבודה אמין שמכיר את צורכי העסק ושיכול לסייע לכם במשימה.
ההמלצה היא להגדיר את המשימות שעומדות לפניכם ולמנות אדם אחד או צוותים (בהתאם לגודל ולמורכבות) לניהול שלהם. בנוסף יש למנות אדם אחד או יותר שיהיו אחראיים על כל תהליך המעבר מראשיתו ועד סופו ויפקחו על התקדמות המשימות והשלבים על בסיס יומי.
באופן הזה יהיה מי שינהל את התהליך ואתם תוכלו לבחון את ההתקדמות ולספק פתרונות לבעיות שמתעוררות בעת הצורך.
הזמנת חברה להובלת משרדים
השירות החשוב ביותר בכל המעבר הוא בחירה נכונה של חברת הובלה. מעבר לעלות הכספית שמהווה את מרבית התקציב של המעבר, לבחירת חברת הובלה מתאימה יש חשיבות עליונה על הצלחת התהליך.
בחירת החברה צריכה להתבצע מוקדם ככל שניתן. במשרדים קטנים אפשר לשריין את השירות כחודשיים עד 3 חודשים לפני המעבר אך במשרדים גדולים יש צורך בהיערכות מוקדמת יותר של ארבעה ואפילו חצי שנה לפני המעבר.
כדי להזמין חברת הובלה באופן הנכון מומלץ לעקוב אחר הנקודות הבאות:
- פתחו מכרז שבו חברות שעונות לקריטריונים שנגדיר בהמשך יספקו לכם הצעת מחיר. אינכם חייבים לפתוח בהליך מורכב והיום ניתן להשוות חברות הובלת משרדים באמצעות האינטרנט באופן פשוט מהיר, נוח ובחינם.
- השוו רק חברות שמתמחות בהובלת משרדים דומים למשרד שלכם מהסיבה שחברות קטנות מדי עשויות שלא להיות ערוכות וחברות גדולות מדי לאופי המשימה עשויות להתגלות כיקרות.
- בקשו מחברת ההובלה רשימה של חברות ממליצות וצרו קשר לפחות עם חלקן כדי לוודא שהחברה אכן מומלצת ומתאימה.
- התייחסו למהות ההובלה ולדברים שהיא כוללת ובכלל זה מספר המובילים, האם השירות כולל אריזה, פירוק של ריהוט משרדי, הזמנת מנוף וכיוצא בזה. זכרו שהכל חייב להיות ברור ושאסור להשאיר דבר ליד המקרה.
- במידה שאפשר – הזמינו חברה שיכולה לבצע את הובלת המשרד בשעות אחר הצהרים והלילה או אפילו בסוף שבוע כך שהפגיעה בשגרת העבודה של העובדים תהיה מינימלית.
- נסחו חוזה הובלה שעליו חותמים שני הצדדים. על החוזה לכלול את כל הפרטים לרבות התאריכים, האם השירות כולל מנוף, אריזה, חומרי אריזה וכיוצא בזה.
זכרו למנות נציג מטעמכם שיהיה בקשר שוטף עם נציג מחברת ההובלה.
הכנת המשרדים החדשים
כדי לעבור משרד צריך קודם כל להכין את המשרדים החדשים לכניסה שלכם. מדובר בתזמון טוב מאוד לעשות סדר במבנה והעיצוב הקיימים כך שיתאימו לתפקודו של העסק באופן הטוב ביותר.
הקדישו זמן בתכנון המשרד החדש, מיקום העובדים, המחלקות ואפילו מיקום המיכון המשרדי כמו מכונות צילום וכיוצא בזה כך שניתן יהיה לייעל את העבודה היומית ושלעובדים יהיו את התנאים המרבים.
חשוב לעקוב אחר לוח הזמנים של פינוי המשרדים על ידי החברה הנמצאת בהם (אם קיימת כזאת), התקדמות השיפוץ ובדיקה אל מול לוחות הזמנים שהגדרתם מראש.
אריזת תכולת המשרד
כדי לארוז את התכולה של המשרד חשוב להכין מראש ארגזים וחומרי אריזה אחרים. ניתן להזמין קרטונים לאריזה באמצעות האינטרנט וכן כל דבר אחר שאתם עשויים להזדקק לו כדי לארוז את התכולה באופן בטוח ומסודר.
אריזת המשרד יכולה להיעשות בשני אופנים. הראשונה היא לשכור שירותי אריזה חיצוניים והשנייה היא להיעזר בעובדי המשרד שיארזו את הדברים.
מיותר לציין שאריזה על ידי עובדי המשרד יכולה להיות בטוחה יותר מפני שבאופן הזה אינכם צריכים לחשוף חומר רגיש שקשור לחברה שלכם לעיני מובילים שאינכם מכירים.
אם בכל זאת הזמנתם שירותי אריזה חיצוניים, וודאו שהחומר הרגיש מטופל רק על ידי עובדי המשרד ושיש ליווי של נציגים מטעמכם לכל אורך התהליך.
גיוס העובדים למשימה
העצה שפתחה את המדריך למעבר משרד היא גם זאת שסוגרת אותו ובעוד שבתחילה הדגשנו את החשיבות הניהולית ומינויים מתאימים לפיקוח אחר כל משימה, חשוב להדגיש כעת את החשיבות של רתימת עובדי המשרד למשימה.
מעבר לניהול ההתקדמות והאריזה, יש משימות נוספות שחייבים לתת עליהן את הדעת כמו תקשור התהליך עם לקוחות וספקים, תיאום מול נותני שירותים וכיוצא בזה – משימות שרק העובדים שלכם יכולים לעשות באופן הכי טוב.
כמו כן רתימת העובדים לתהליך תסייע לכם בשמירת המרקם החברתי ובתחושת השייכות של כל אחד ואחת.
