ניהול פרויקטים, שיש להם מאות, ולפעמים אלפי משימות, זה משהו שקשה לעשות, אם אין לכם מערכת טובה שתאפשר לכם לשמור על סדר וארגון של התנהלות קלה ויעילה, ואל תרשו לאף אחד להגיד לכם אחרת.
במקרים הטובים ביותר, ניהול פרויקטים מחייב מעקב אחר תוצרים, ניתוח נתונים כדי לחזות מתי המשימות יתבצעו, וכמובן התקשורת עם האנשים שמעורבים במשימות, כך שהם לא יהפכו את חייכם לאומללים עם בקשות בלתי פוסקות לעדכונים.
מנהלי פרויקטים טובים מארגנים את כל החלקים הנעים האלו לתוכנית אחת קוהרנטית, כשהם משתמשים בכלים הטובים ביותר לניהול פרויקטים. בואו נכיר אותם קצת מקרוב.
רשימת מטלות: אסאנה
רשימות מטלות הן שיטות אופטימליות לארגון מידע, ולכן אנשים אוהבים אותן. השיטה הפשוטה ביותר למדוד את הפרודוקטיביות שלכם היא לבחון את רשימת המטלות שלכם בבוקר, ואז לבחון אותה שוב בסוף היום.
למרות שיש כלי ניהול פרויקטים רבים שכוללים רשימות מטלות, אף אחד מהם לא יעיל כמו אסאנה. מערכת זו הופכת את תהליך יצירת המשימות והביצוע לקל במיוחד, והיא מאפשרת גם שיתוף רשימות עם עמיתים.
כל רשימת מטלות פועלת כפרויקט משלה, עם משימות שרשומות בהיררכיית הפרויקט. ברמת המשימה, ניתן ליצור משימות משנה, להגדיר כל משימה עם תגית קטגוריה לחיפוש קל, ולצרף קבצים.
ואם זה לא מספיק, לאסאנה יש את אחד הממשקים הטובים ביותר, כך שלא תצטרכו להשקיע הרבה זמן בהכרות עם התוכנה. כבונוס נוסף, אסאנה מאפשרת לכם לעבור בין רשימות לביצוע ותצוגת לוח שנה לאותם פרויקטים, ומאפשרת לחברי צוות וליחידים להציג את המשימות שלהם באופן שהכי מתאים להם.
זרימת עבודה עם טרלו
כלי זרימת עבודה מסייעים לכם לעקוב אחר משימות ופרויקטים כשהם נעים דרך שלבים שונים בתהליך שלכם. מוצרים אלו כוללים לוח משימות ברור וכרטיסים כמסגרת לחיזוי עבודה בתהליך. כמו רשימת מטלות, הכלי הזה מאפשר זרימת עבודה יעילה והוא לא כל כך מורכב להבנה, אבל הוא מייעל את הפרויקט באופן משמעותי.
בין כלי העבודה, טרלו נחשב לכלי המקיף ביותר. המשתמשים יכולים לעצב לוחות כמסגרות לכל סוג של תהליך, והתוכנה מציעה פונקציונליות רבה ברמת הכרטיס, כלומר, לצרף קבצים, לכתוב הערות, ולייעל את שיתוף הפעולה.
את מאנדיי אתם מכירים?
מערכת זו משנה באופן משמעותי את אופן העבודה של צוותים על פרויקטים משותפים. מאנדיי ממקדת את המוצר בניהול העובדים במקום בניהול הפרויקטים שלהם. זוהי מערכת מגוונת ביותר שמתאימה לסביבות עבודה שונות, והיא מאפשרת עבודה משותפת של שני עובדים עד לתאגידי ענק.
כמה יתרונות של עבודה עם מאנדיי:
- עבודה משותפת של עובדים על כמות גדולה של פרויקטים.
- פתרון בעיות סנכרון בין העובדים.
- התנהלות ארגונית יעילה יותר.
- שיפור ניהול פרויקטים.
- שקיפות מלאה לתהליך התקדמות הפרויקטים.
אתם לא יכולים להרשות לעצמכם להתנהל בעלי כלי ניהול משימות
בין אם אתם מנהלי פרויקטים גדולים שצריכים לשלוט על משימות רבות שמצטברות כל יום, או פשוט מנסים לבנות תהליך אחיד לעבודה היומיומית שלכם, החיים יהיו הרבה יותר פשוטים אם תשתמשו באחד הכלים הטובים ביותר לניהול פרויקטים.
