האם נכון לשים שעון נוכחות בעסק? מה תרומתו להתנהלות התקינה של העסק ואיזה שעון נוכחות הוא מתאים ביותר לעסק שלך? הנה מספר תשובות לשאלות נפוצות בנושא.
מה תועלתו של שעון הנוכחות?
תפקידו של שעון נוכחות הוא לנטר את שעות פעילות העובדים בעסק שלך, כדי שניתן יהיה לחשב בצורה הנכונה והמדויקת ביותר את התשלום והזכויות המגיעים להם. השימוש הקלאסי והנפוץ בשעון הוא החתמתו בזמן ההגעה והעזיבה של העובד, וזהו מנהג קבוע החוזר על עצמו ומוכר היטב לעובדים. ניתן לשים שעונים גם בכניסה לחדרים מסוימים ברחבי המשרד והעסק, כגון: חדר האוכל, מעבדה, מחסן או אזור מאובטח כדי לעקוב אחר ניצול הזמן, תנועת העובדים וכן למטרות פיקוח ואבטחה.
יתרונות שעון הנוכחות בעסק
בזכות שעון הנוכחות בעל העסק נשאר כל הזמן עם היד על הדופק, ומקבל תמונה מדויקת של מצבת ותפוקת העובדים. נדבך נוסף הוא הצורך בניהול העובדים במשרות המופחתות, ועובדי הקבלן שמדווחים על שעותיהם לגורמים שונים. כך גם לגבי השעות הנוספות וכל חריגות אחרות ממה שסוכם עליהן בתנאי המשרה. בזכות השעון אפשר להיות בטוחים שכל אחד מהעובדים, אכן עומד בהסכמי השכר שלו.
יתרון נוסף הוא ניהול המידע, עם שעון הנוכחות בעל העסק אינו צריך להסתמך על העובדים שיספקו את המידע, ואז לנהל את כמויות המידע בעצמו. שעון הנוכחות מרכז את כל המידע שמגיע מכל העובדים במקום אחד, ומאפשר גישה נוחה ועדכון בזמן אמת. השקיפות בניהול השעות מסייעת גם לעובדים עצמם להתנהל, והעובדה שגם למעסיק וגם לעובדים יש גישה פתוחה למידע, מפחיתה ומונעת חיכוכים שיכולים להיווצר סביב נושא הנוכחות ושעת ההגעה, העזיבה והשעות הנוספות.
איזה שעון מתאים לעסק שלך?
ישנם חידושים רבים וסוגים שונים של שעונים בשוק, כך שניתן להתאים את השעון לצרכים הייחודיים של בעל העסק. השעון המוכר ביותר הוא זה שאוסף את המידע מהכרטיס האישי (כרטיס פלסטיק) של העובד. הגרסה המודרנית והנוחה יותר שלו, היא זו הפועלת על גלי RFID ואינה מצריכה העברה של הכרטיס בשעון, אלא רק קירוב של הכרטיס האישי אליו. למי שמעוניין לבצע מעקב מדויק יותר, ישנו השעון הביומטרי. השעון הביומטרי מזהה את העובד באופן אישי על פי טביעת אצבע, זיהוי פנים, זיהוי הקשתית וכיוצא בזה. במקרה כזה אין חשש שעובדים יחליפו כרטיסים אישיים או יאבדו אותם. חשוב לציין שנכון לשנת2017, אסור על פי בית הדין הארצי לעבודה, לחייב עובדים במתן טביעות אצבע לטובת דיווח נוכחות. בכל אחת מהאופציות הנ״ל, וודאו שיש לשעון סוללת גיבוי לזיכרון במקרה של הפסקת חשמל, שהוא מתעדכן אוטומטית בשעון החורף והקיץ, וכן מפריד בין זמני הגעה לעזיבה.
כשאתם בוחרים בשעון נוכחות, מומלץ גם לבדוק כיצד מעביר השעון את המידע ובאיזו דרך. האם באופן אוטומטי בזמן אמת או בסוף החודש עדכון שנוח לכם להתנהל איתו?
